Microsoft Teams – die neue Form der Zusammenarbeit im Team

Teams ist die zentrale Plattform, wenn es um kollaboratives Arbeiten geht. Teamarbeit kennt jeder: Man verfolgt das gleiche Ziel und arbeitet gemeinsam an einem Projekt oder Thema. Die Steigerung hiervon ist das kollaborative Arbeiten. Dies bedeutet, dass nicht nur gemeinsam, sondern gleichzeitig an einem Projekt gearbeitet werden kann. Zum Beispiel können digitale Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden. Das kollaborative Arbeiten gewinnt immer mehr an Bedeutung, da das Team der Zukunft ein möglichst vielfältig zusammengestelltes Team sein wird, um die Stärken der einzelnen Mitarbeiter besser zu nutzen und die Schwächen gegenseitig auszugleichen – und dabei befinden sich die einzelnen Teammitglieder nur selten am gleichen Ort. Außerdem spielt es keine Rolle, ob das Team innerhalb des Unternehmens besteht oder gemeinsam mit externen Partnern und Dienstleistern.

Hier kurz im Überblick die drei Hauptsäulen von Teams:

Chat

Ich denke, die Chat-Funktion ist etwas, das jeder sofort ohne größere Erklärung nutzen kann. Der große Vorteil im Vergleich zu Skype for Business ist, dass der Chat nun permanent ist, so wie man es auch aus WhatsApp kennt, und es eine Chathistorie gibt. Eine schöne Funktion ist auch die Präsenzanzeige. Hier sehe ich sofort, ob mein gewünschter Chatpartner verfügbar, in einer Besprechung, kurzzeitig abwesend oder außer Haus ist.

Meeting/Telefonie

Der Bereich Telefonie umfasst aktuell Teams-to-Teams Telefonate sowie Audio- und Videokonferenzen mit internen oder externen Teilnehmern. Auch hier ist die Bedienung bzw. die Einwahl einfach und die Sprach- und Bildqualität sehr gut. Ich muss keine Telefonnummern der Kollegen mehr auswendig wissen oder im Telefonbuch nachsehen, sondern ich klicke einfach im Chat auf den Telefonhörer und schon klingelt es. Für alle, die sich auf Dienstreise im Ausland befinden und die Möglichkeit haben, ein WLAN zu nutzen, ist diese Art der Telefonie völlig kostenfrei – im Gegensatz zu herkömmlichen Telefongesprächen, wo oftmals Roaminggebühren anfallen. Kinderleicht ist es nun auch, zu einer Telefon- oder Videokonferenz mit externen Teilnehmern einzuladen. Beim Versenden des Outlook-Termins nutze ich einfach die Funktion Teams-Besprechung planen und es wird automatisch ein Link eingebettet, über den die Teilnehmer dann in das Teams Meeting gelangen. Möchte ich meinen Bildschirm mit meinem Gegenüber teilen, dann geht das auch mit einem Klick.

In der Telefonie wird es ab dem zweiten Quartal schon die nächste Verbesserung geben: Wir integrieren unsere Telefonie (Festnetz und Mobil) in Teams. Momentan passiert es mir schon öfter, dass ich gerade mit Teams telefoniere und parallel ein Anruf auf meiner Festnetznummer eingeht. Das kann ich dann noch gut lösen, indem meine Kollegin das Gespräch auf der Festnetznummer übernimmt. Allerdings passiert auch manchmal der umgekehrte Fall und es kommt ein Anruf über Teams rein, während ich gerade am Festnetzapparat spreche. Den Anruf über Teams kann ich aktuell leider nicht entgegennehmen. Diese Szenarien gehören aber bald der Vergangenheit an. Jeder Mitarbeiter darf entscheiden, ob für ihn Avaya – unsere Telefonielösung – oder Teams das führende System ist und die bisherige Telefonnummer bleibt auch erhalten. Aber dazu erfahren Krones Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bald sowieso noch mehr.

Teams-Arbeitsbereiche

Die dritte und wohl revolutionärste Säule sind die Teams-Arbeitsbereiche. Hier findet das eigentliche kollaborative Arbeiten statt. Alle team-relevanten Dokumente werden hier geteilt, anstatt z. B. per E-Mail versandt. Dadurch arbeitet das Team immer an der aktuellen Version und auch ein gleichzeitiges Bearbeiten ist möglich, da alle Dokumente im Hintergrund in einem Sharepoint gespeichert werden. In den Teams-Arbeitsbereichen liegt das größte Potential von Teams – sicher aber auch die größte Veränderung in der Arbeitsweise. Um konkrete Anwendungsfälle zu zeigen werde ich in den kommenden Monaten separate Artikel veröffentlichen.

Wann nutze ich also Teams? Primär wenn es um Kollaboration geht, d. h. bei themen- bzw. teamrelevanter Kommunikation, für Teams-to-Teams Telefonate, Audio- und Videokonferenzen sowie für persönliche Chats und Gruppenchats.  Die Teams App kann auch jederzeit mobil auf dem Smartphone genutzt werden. So bin ich immer up-to-date, da die App auf allen Endgeräten synchronisiert wird.

Outlook wird bei Krones nach wie vor das führende Tool für unser Kalendermanagement bleiben. E-Mails werden für Themen verwendet, die mehrere Personen betreffen, und für die es keinen Arbeitsbereich in Teams gibt. Dagegen können 1:1 Konversationen oft besser in Teams geführt werden als per E-Mail, da dort jederzeit auf den Konversationsverlauf und auf geteilte Dokumente zugegriffen werden kann. Das allgemeine Verständnis bei Chatnachrichten ist auch, dass die Dringlichkeit bzw. die Priorität der Nachricht – verglichen mit einer E-Mail - normalweise höher ist und deswegen auch schneller eine Antwort erwartet wird.

So, ich hoffe, damit hat sich der Dschungel gelichtet und ich konnte einige Fragen klären. Wie ihr vielleicht schon mal gemerkt habt: Langweilig wird es uns bei Krones nie – mal sehen, welche Kommunikationsprozesse wir in Zukunft also noch optimieren werden.